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会計士コラム

これだけは揃えたい!会計士が独立するときのオフィス環境

独立開業にあたって揃えるもの

 独立開業するということは、小さなことから大きなことまで意思決定の連続です。形式的には、公認会計士協会に「自ら業務を営む事務所」の届出をするだけで独立開業できますが、実質的に業務を開始するためにいくつも準備することがあり、全て自身で決めていく必要があります。今回は、独立開業する際に揃えておきたいものをご紹介します。

●自身の経営理念や将来像と現状の再確認
 何を揃えるかは、将来どのような事務所にしていきたいか、という理念によって変わります。従業員を雇用したり複数人の専門家でチームを組んだりして事務所の規模を大きくしたいタイプか、自身が一人でサービス提供から運営までを行うタイプかにより、初期投資の資金も用意する器も異なります。まずは、自身のビジョンを描き、それに合う準備をしていきましょう。

●オフィス
 事務所を借りるか、自宅で開業するか。コストは大きく異なりますが、独立時の手持ちの資金の多寡より、自身の将来像次第で決めた方がよいといえます。
<事務所を借りた方がよい場合>
将来的に事務所を大きくしたい場合は、自宅とは別にオフィスを用意した方がよいでしょう。事業用の事務所を賃借する場合、保証金・礼金等を合わせて、平均10か月分の家賃相当の出費があるのが通常です。
初期費用がかさむため、すぐにオフィスビルへ入居することに抵抗がある場合、レンタルオフィスも選択肢に含めてみてはいかがですか。コピー機や会議室が共用で利用できますし、運営会社によっては個室内の机や棚もすでに揃っているところもあるため、時間もコストも削減できます。
雇われるスタッフの立場からも、所長の自宅に働きに行くより、オフィスが備えられている方が働きやすいのは間違いありません。お客様の立場からも訪問しやすく、またオフィスを構えて手堅く経営している専門家、と評価してもらうことができます。

<自宅で開業した方がよい場合>
 自身が一人でサービス提供を行ったり、主にお客様のところに出向いて業務が完結したりするような働き方を続ける場合は、自宅での開業がよいといえます。
 この場合でも、お客様の機密情報を扱うため、生活空間と切り離したスペースを確保し、自身にとっても快適で、仮にお客様から事務所の状況を聞かれたときにも不安を持たせないような説明ができる仕事の環境を設けましょう。

●備品
 公認会計士業務(監査、経営コンサルティング等)に従事する場合は、以下のものがあれば、まずは十分に業務を開始できます。
<PC>
出先でも利用できるように軽いノート型のものがおすすめです。必ずウイルス対策ソフトを導入しましょう。
<コピー機又プリンター>
インクジェット式よりも印刷の仕上がりが鮮明なトナー式のものをおすすめします。できれば両面印刷、カラー印刷、A3用紙への印刷が可能なものが理想ですが、全て揃ったものはコストも高いので、せめてA3対応だけでもあるとよいと思います。PDFでのやりとりや保存に備え、スキャン機能がついたものを選びましょう。
<電話>
携帯電話やスマートフォンだけでも問題ありませんが、お客様から電話による問い合わせが多い場合や、職員さんに電話に出てもらうことが想定される場合は電話機を用意しましょう。
<シュレッダー>
重要な機密書類を取り扱うため、シュレッダーは必要です。シュレッダーを置かなくとも、機密書類の溶解サービスがありますので、コストと廃棄する書類の量との兼ね合いで決めてはいかがでしょうか。
<デスク、チェア>
個人的には、デスク以上にチェアにこだわることをおすすめします。作業効率の観点から、長時間座っても疲れにくいものを選ぶとよいでしょう。デスクは、自身の作業量(書類を広げる作業が多いか、PCひとつあればできる作業が多いか)とオフィスの広さに応じて大きさを決めるとよいと思います。筆者はL字型デスクを使用しています。PCスペースと書類スペースで分けることができるため、作業環境は良好です。

税理士業務(税務申告、記帳代行等)を行う場合は、これらに加え、デスクトップ型PC、セカンドモニターなど、用意するとより作業効率があがるものもあります。

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 公認会計士は、事業会社の立ち上げに比べると開業時のコストは少なくすみますので、まずは資金とのバランスで最低限を整え、いち早く本業を進めて実績を積み重ねていくことが成功への道と思います。そして、事業を始めていくうちにハード面やソフト面を追加し、こだわりのオフィスに仕立てていけるとよいですね。